공문 발송 관리 (사용자 가이드)

공문 발송 관리는 대외 기관, 발주처, 협력업체 등에 발신하는 공식 서한(공문서)을 표준 A4 서식으로 작성하고, 전자결재 품의 또는 직접 발송 절차를 거쳐 발송 대장에 체계적으로 등록·보관하는 시스템입니다.

1. 공문서 작성 및 실시간 A4 미리보기

공문 작성 화면은 왼쪽의 입력 폼과 오른쪽의 **실시간 A4 미리보기(Live Preview)**로 구성되어 있어, 작성 중인 문서가 실제 출력 시 어떻게 인쇄될지 즉시 확인하며 작성할 수 있습니다.

본문 내용: 공문의 전문을 입력하며, 줄바꿈은 인쇄 시 그대로 반영됩니다. 문단을 구분하려면 빈 줄을 추가하십시오.
붙임(첨부) 방식 선택:
- 파일 직접 첨부 (권장):
  - 공문서 위변조 방지 및 수신처의 원활한 열람을 위해 PDF 파일 형식 첨부를 강력히 권장합니다. (필요 시 HWP, 엑셀, 이미지 등도 첨부 가능)
  - 파일별로 붙임 명칭(예: 사업계획서, 설계도면)과 수량/부수(예: 1부, 1식)를 직접 기입할 수 있습니다.
- 텍스트 직접 입력: 실물 서류를 인편이나 등기로 동봉하여 발송할 경우 등, 파일 없이 인쇄용 목록만 표기할 때 사용합니다.

전자결재 상신 발송: 결재선 승인 완료 시 공문서 하단 결재란에 담당 [기안자] → [검토자] → [직책] [최종승인권자]가 표준 형식으로 자동 배치되며, 최종 승인권자 바로 위에 승인/전결 일자가 표기됩니다. (대표이사 단독 기안 시 '담당' 중복 없이 대표이사 단독 표기)
수동(직접) 발송: 전자결재 없이 직접 발송하는 공문으로, 기안/담당자명 및 담당 직위를 입력합니다. (하단 결재란에 담당 [기안자]와 우측의 대표이사 서명이 배치됩니다)
날인 인감(직인) 선택:
- 등록된 회사 인장 (전자날인): 선택 시 인장 이미지가 PDF에 자동 합성되어 출력됩니다.
- 인장 미선택 / (직인생략 / 출력 후 실물날인): 일반 안내문 등 직인을 생략하거나, 출력 후 실물 인감을 직접 날인하여 발송할 때 선택합니다.

공문 작성 완료 후 [전자결재 상신] 버튼을 클릭하면, 공문 발송 품의서가 전자결재 시스템으로 자동 접수됩니다.

인장별 전결 규정 자동 연동:
- 대표이사 법인인감 선택 시: 최종 승인권자가 반드시 대표이사로 구성됩니다.
- 현장소장 직인/부서인감 선택 시: 사전 등록된 인장 규정에 따라 현장소장/부서장 선에서 전결 승인 처리가 가능합니다.
최종 승인 완료: 전자결재가 최종 승인되면 공식 문서번호가 확정 채번되며, 시스템 공식 PDF가 생성됩니다.

공문이 승인되거나 발송 준비가 완료된 후 대외 발송을 처리하고 증빙을 보관하는 기준입니다.

발송 방식	발송 및 증빙 처리 절차
이메일 / 전자팩스 발송	시스템에서 자동 생성된 전자 직인 PDF를 다운로드하여 상대방에게 전송하고, 해당 PDF를 시스템에 최종 발송본으로 유지합니다.
등기우편 / 인편 직접 교부 (실물 날인)	인장을 미선택하여 출력한 후 실물 도장을 직접 날인하여 발송합니다. 발송 후 실물 날인된 종이를 스캔(PDF)하여 공문 상세 화면에서 `[실물날인 스캔본(PDF) 업로드/교체]` 기능을 통해 등록합니다.

발송 완료 처리: 등기번호, 발송방법(이메일, 등기, 인편 등), 발송완료일시를 등록하면 공문이 발송 완료 상태로 전환됩니다.
PDF 재생성 전면 금지:
- 발송 완료된 공문서는 법적 대항력 및 증빙 무결성 유지를 위해 수퍼유저를 포함하여 시스템 PDF 재생성이 무조건 전면 금지됩니다.
- 이를 통해 이미 실제 발송된 스캔본 증빙이 실수로 시스템 기본 양식으로 덮어씌워져 유실되는 참사를 원천 차단합니다.
스캔본 사후 교체 권한:
- 발송 완료 후 스캔본을 보완하거나 교체해야 하는 경우, 데이터 보호를 위해 **관리자(슈퍼유저/워크매니저)**만 교체할 수 있습니다.