IBS 워크스페이스

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회의 관리 (Meetings) ​

IBS 회의 관리 모듈은 워크스페이스(본사 관리, 부동산 개발 프로젝트 등) 내에서 진행되는 모든 회의의 의사결정을 자산화하고, 논의된 결정 사항과 후속 조치를 실제 실무 업무(Issue/Task)로 직접 연결하여 추적하는 통합 의사결정 플랫폼입니다.

1. 개요 및 의사결정 자산화 파이프라인 ​

시스템 내의 모든 회의록은 특정 워크스페이스에 반드시 소속되어 관리됩니다. 회의에서 도출된 액션 아이템은 개별 업무(Issue)로 즉시 발행되어 완료율이 실시간으로 모니터링됩니다.

1.1 기본 접근 및 권한 ​

  • 회의 목록 접근: 특정 워크스페이스 내부의 [회의] 탭 또는 상단 통합 메뉴의 [회의]를 통해 접근할 수 있습니다.
  • 회의 생성 권한: 워크스페이스 관리자(workManager) 또는 해당 워크스페이스의 참여 멤버에게 부여됩니다.
  • 잠금보관 워크스페이스 제약: 상태가 '잠금보관(종료)'인 워크스페이스는 신규 회의록 생성이 제한되며 기존 기록 조회만 가능합니다.

2. 회의록 목록 및 다차원 검색 ​

전체 회의 히스토리를 테이블 형태로 조회하고, 우측 사이드바 필터를 통해 원하는 회의록을 신속하게 검색할 수 있습니다.

2.1 목록 테이블 구성 ​

  • 번호 (#): 회의 고유 식별 번호 (ID)
  • 워크스페이스: 회의록이 소속된 워크스페이스명 (통합 회의 메뉴 조회 시 노출)
  • 상태 배지: 준비(1), 종료/완료(2), 확정(3), 취소(4)
    • 확정 필요 경고 배지: 회의가 완료(종료)되었으나 회의일 기준 5일 이상 미확정 상태인 경우 경고 배지가 표시됩니다:
      • 6일 ~ 10일 경과: 주황색(warning) 경고
      • 10일 초과: 빨간색(danger) 경고
  • 카테고리: 프로젝트별 회의 분류 (예: 주간미팅, 정기회의, 기술검토 등)
  • 제목: 회의 명칭 (취소 상태는 삭선 처리)
  • 회의 일시: 분 단위 일정 표시
  • 작성자 & 참석자 수: 최초 등록자 및 총 참석 인원(사내+외부)
  • PDF 다운로드: 각 행 우측의 PDF 출력 아이콘(mdi-file-pdf-box) 클릭 시 상세 이동 없이 즉시 PDF 다운로드

2.2 우측 사이드바 필터링 ​

  • 회의 일시(캘린더), 회의 상태, 카테고리, **키워드 검색(제목 및 본문 통합 검색)**을 지원합니다.

📱 모바일 앱 회의록 및 액션아이템 모바일 뷰

  • 이동 중 신속한 안건 확인: 외근이나 이동 중에도 모바일 앱의 [업무] > [회의] 탭에서 최근 회의 의제와 핵심 결정사항을 모바일 화면에 최적화된 카드로 열람할 수 있습니다.
  • 회의 연계 업무 바로가기: 회의록 상세 화면에서 후속 조치로 발행된 액션아이템 업무(Issue)를 탭하면 해당 업무 상세 화면으로 즉시 연결되어 진척 상황을 바로 확인할 수 있습니다.

3. 회의록 작성 및 수정 (Form) ​

회의록 입력 화면은 좌측의 상세 본문 입력창과 우측의 메타 정보 설정창으로 분리되어 직관적인 입력을 지원하며, 회의 템플릿 및 AI 음성 회의록 자동 생성 기능을 제공합니다.

3.1 좌측: 의사결정 자산화 본문 ​

  • 회의 제목: 회의 명칭 (필수 입력)
  • 회의 의제 (Agenda): 회의 전 사전 공유 및 논의할 핵심 안건
  • 회의 내용 (Markdown 지원): 마크다운 에디터(MdEditor)를 통한 실시간 서식 편집
  • 주요 결정 사항 (Decisions): 회의에서 최종 합의된 핵심 결정 내용 기술 (상세 보기 시 녹색 콜아웃으로 강조)
  • 후속 조치 사항 (Action Items): 담당자별 완료 기한 및 To-Do 사항 기술 (상세 보기 시 주황색 콜아웃으로 강조)
    • 스마트 액션아이템 파서: 체크박스(- [ ]), 불릿 기호(- , * ), 번호 목록(1. ) 형태로 후속 조치를 입력하면 시스템이 개별 실행 항목을 실시간으로 자동 감지하여 분리합니다.
  • 파일 첨부: 다중 파일 업로드 및 파일별 설명 입력 지원

3.2 우측: 메타 정보 설정 ​

  • 워크스페이스: 귀속 대상 워크스페이스 지정 (기본 활성 워크스페이스 자동 바인딩)
  • 회의 일시: 일자 및 시간 선택 위젯(DateTimePicker)
  • 카테고리: 회의 분류 선택 (우측 + 버튼으로 모달을 띄워 즉석에서 신규 카테고리 생성 가능)
  • 상태: 진행 단계 지정 (확정 상태는 MEETING_CONFIRM 권한 보유 관리자만 선택 가능)
  • 참석자 (사내): 사내 사용자 검색 및 멀티 칩(Chips) 다중 선택
  • 기타 참석 (외부): 시스템 계정이 없는 외부인이나 협력사 참석자 텍스트 입력

3.3 🎙️ AI 음성 회의록 생성 (Gemini 멀티모달) ​

회의 등록 화면 상단의 [🎙️ AI 음성 회의록 생성] 버튼을 클릭하여 회의 음성으로부터 회의록 본문과 조치과제를 원클릭으로 자동 생성할 수 있습니다.

  • 두 가지 입력 방식 지원:
    • 실시간 현장 녹음: 브라우저 마이크를 통해 회의 현장에서 직접 녹음([녹음 시작] $\rightarrow$ 타이머 카운트 $\rightarrow$ [녹음 완료 및 분석])
    • 기존 음성 파일 업로드: 스마트폰이나 녹음기로 사전 녹음된 오디오 파일(.m4a, .mp3, .wav, .webm) 선택 업로드
  • Google Gemini 오디오 분석 파이프라인:
    • 음성 인식(STT)과 지능형 문맥 분석을 결합하여 환각(Hallucination) 없이 실제 발화된 사실(Fact)만을 추출합니다.
    • 회의 내용에 가장 적합한 회의 제목, 카테고리, 사전 안건, 본문 마크다운, 주요 결정사항, 후속 조치 과제를 자동 구조화합니다.
  • 입력 폼 자동 바인딩 & 액션아이템 자동 파싱:
    • 추출된 데이터는 회의록 폼의 각 입력란에 즉시 자동으로 채워집니다.
    • 후속 조치(action_items)는 - [ ] 조치내용 (담당: 담당자 / 기한: YYYY-MM-DD) 양식으로 추출되어, 시스템의 인라인 액션아이템 테이블로 즉시 자동 변환되므로 담당자 배정 및 기한 연동이 원클릭으로 완료됩니다.
  • 데이터 보안 및 프라이버시 (Zero Retention):
    • 회의록 구조화 데이터 추출이 완료되는 즉시 서버 및 Gemini API 상의 원본 음성 파일은 영구 삭제되므로 사내 중요 의사결정과 음성 데이터가 안전하게 보호됩니다.

TIP

회의 등록 시 후속 조치 업무 일괄 자동 발행: 회의록 작성 시 후속 조치 본문에 액션아이템이 기재되어 있다면(수동 입력 또는 AI 자동 추출), 하단의 [회의 등록 시 후속 조치 업무 일괄 자동 발행] 체크박스가 활성화됩니다. 이를 체크하고 회의를 저장하면 회의록 생성과 동시에 각각의 후속 조치가 해당 워크스페이스의 업무(Issue)로 자동 일괄 등록 및 연계됩니다.

4. 회의 상세 보기 및 관련 업무(Issue) 연동 ​

회의록 상세 페이지는 회의 결과 공유뿐만 아니라 실제 업무(Task)를 배정하고 진행 상황을 추적하는 협업 제어판 역할을 수행합니다.

4.1 권한별 수정 및 삭제 제어 ​

  • 수정 권한:
    • 미확정 회의: 관리자, 작성자, 참석자(MEETING_OWN_UPDATE) 수정 가능
    • 확정된 회의: 관리자(MEETING_EDIT_CONFIRMED)만 수정 가능
  • 삭제 권한: 미확정 시 관리자/작성자, 확정 후에는 관리자(MEETING_DELETE)만 삭제 가능

4.2 시각적 마크다운 및 콜아웃 렌더링 ​

  • 작성자/수정자 정보 및 상대 시간(경과 시간) 표시
  • 주요 결정 사항: 녹색 콜아웃(Success Callout)으로 시각적 강조
  • 후속 조치 사항: 주황색 콜아웃(Warning Callout)으로 후속 액션 리마인드

4.3 세부 액션아이템 추적 & 원클릭 업무(Issue) 발행 ​

  • 세부 후속 조치 체크리스트 카드: 후속 조치 본문에서 파싱된 개별 항목들을 체크리스트 형태로 분리하여 표출합니다.
    • 원클릭 [업무 발행] 퀵 버튼: 각 액션아이템 우측의 [업무 발행] 버튼을 클릭하면 해당 항목을 제목으로 하는 업무가 즉시 생성되어 회의와 연결됩니다.
    • 연계 업무 실시간 상태 칩: 이미 업무로 발행된 항목은 연계된 업무의 상태 칩(진행, 완료 등)이 실시간으로 표시되어 처리 상황을 바로 확인할 수 있습니다.
  • 완료율 프로그레스 바: 회의와 연결된 업무들의 상태를 분석하여 **완료 건수 / 전체 건수 (진행률 %)**로 표시 (100% 완료 시 초록색 전환)
  • 연결 업무 테이블: 일련번호, 제목, 상태 칩, 담당자 표출 (제목 클릭 시 업무 상세로 즉시 이동)
  • [관련 업무 추가] 모달: 화면 이탈 없이 회의 상세에서 즉시 추가 업무를 수동 발행하여 회의와 매핑 가능

4.4 공식 PDF 출력 ​

  • 우측 상단의 [PDF 출력] 버튼을 통해 회사 표준 양식의 회의록 PDF 문서를 다운로드하여 공식 보고 및 영구 보관용으로 활용할 수 있습니다.

5. 캘린더 및 활동 로그 연동 ​

  • 캘린더 연동: 등록된 회의 일정은 업무 캘린더에 보라색 [회의] 배지로 자동 표출됩니다.
  • 활동 기록(Activity) 연동: 회의 등록 및 수정 히스토리는 워크스페이스 실행 기록 피드에 실시간 로깅되어 팀원 간 진행 상황이 투명하게 공유됩니다.

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